Antes de abrir: a conta que define tudo
Transportadora não quebra por falta de frete. Quebra por aceitar frete que não paga o caminhão. Antes de qualquer cadastro, faça o exercício: com o caminhão que você tem (ou vai financiar), quanto custa rodar um quilômetro? O método está aqui. Se os fretes disponíveis na sua região pagam menos que isso, o problema não é burocracia.
Passo 1: CNPJ e enquadramento
- Atividade: transporte rodoviário de carga (CNAE 4930-2). Há subdivisão para transporte municipal e para intermunicipal, interestadual e internacional, escolha conforme onde vai rodar.
- Enquadramento: o MEI tem limite de faturamento e restrições de atividade; para transporte de cargas, confirme com um contador se a sua operação cabe. Microempresa no Simples Nacional é o caminho mais comum para começar.
- Contador desde o início: transportadora emite documento fiscal específico e tem obrigações próprias. Escolha um que já atenda transporte.
Passo 2: RNTRC na ANTT
Para transportar carga remunerada, o registro no RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas) é obrigatório. Há três categorias:
- TAC: transportador autônomo (pessoa física, até certo número de veículos).
- ETC: empresa de transporte de cargas (o caso da transportadora com CNPJ).
- CTC: cooperativa de transporte.
O registro é feito na ANTT, vincula os veículos e precisa ser mantido em dia. Sem RNTRC, a carga pode ser retida na fiscalização.
Passo 3: seguros e documentos do caminhão
- RCTR-C: seguro obrigatório de responsabilidade civil do transportador pela carga.
- Seguro do veículo: não obrigatório por lei, mas um caminhão financiado e sinistrado sem seguro fecha a empresa.
- CRLV em dia, IPVA, licenciamento anual, e alerta antes de vencer. Veja o que acontece com CRLV vencido.
Passo 4: documentos fiscais da operação
Transportadora emite CT-e (conhecimento de transporte) e MDF-e (manifesto) para cada viagem, e o CIOT quando contrata autônomo. Isso exige um emissor fiscal, o contador indica. Vale saber desde já: emissor fiscal e sistema de gestão da frota são ferramentas diferentes; o primeiro emite o documento, o segundo diz se a viagem deu lucro.
Passo 5: o controle que separa quem cresce de quem fecha
A frase é de um transportador experiente: "não é só dirigir, é saber fazer conta todo dia". Desde a primeira viagem, tenha:
- Registro de cada viagem com frete, diesel, pedágio, despesas e o que sobrou.
- Acerto do motorista com regra combinada antes e comprovante de tudo, o passo a passo está aqui.
- Média de consumo de cada caminhão, medida a cada abastecimento.
- Ficha por caminhão com documentos e revisões datadas.
Isso pode começar numa planilha. Vai deixar de caber nela quando o segundo motorista entrar, e este artigo explica como perceber o momento.
O que ninguém conta
- Cada caminhão tem que se pagar sozinho. Somar tudo no caixa esconde o caminhão que dá prejuízo atrás do que dá lucro.
- Volta vazia é a maior despesa invisível. Planeje o retorno antes de aceitar a ida.
- O primeiro ano é de dados. Só depois de doze meses de viagens registradas você sabe de verdade quanto custa a sua operação, e é com isso que se negocia frete e se decide o segundo caminhão.
O FroX nasceu para a transportadora que está começando ou saindo da planilha: viagens, acerto, diesel, documentos e custo por km desde o primeiro dia, a partir de R$63,75/mês, sem rastreador e sem custo por usuário. Veja como funciona para transportadora pequena.